Mehrwertsteuersenkung im Rahmen der Corona-Soforthilfe - Teil II
(geplant zum 01.07.2020)

Lieber Kunde/Anwender,

wie bereits angekündigt, veröffentlichen wir mit dem Update 11.0.142.25 neue Funktionen im Bezug auf die Änderung der Mehrwertsteuersätze. Auch wenn die genauen Durchführungsbestimmungen vom Finanzministerium noch nicht veröffentlicht wurden, handelt es sich um Einstellungen bzw. neue Funktionen, die für einen Großteil der Anwender nützlich sein sollten. Mit der folgenden Anleitung werden Sie nach unserem heutigen Wissensstand in der Lage sein, auf alle Formen der Umsetzung schnell und flexibel reagieren zu können.

Habe ich das aktuelle Update?
Bitte prüfen Sie über den Info-Button auf dem work4all-Schreibtisch, ob Sie die Version 11.0.142.25 installiert haben. Wenn Sie diesen Infoscreen sehen, bedeutet dies noch nicht zwangsläufig, dass Sie über das aktuellste Update verfügen. Sollte Version 11.0.142.25 nicht installiert sein, starten Sie bitte work4all im Abstand von 15 Minuten zwei Mal neu. Ist die automatische Updatelogik von Ihrem IT-Administrator deaktiviert, sprechen Sie diesen bitte darauf an.

Programmfunktionen
Wir haben neue Programmfunktionen entwickelt, die Ihnen bei der MwSt.-Umstellung helfen. Dieses Update ist für Kunden mit Wartungsvertrag kostenfrei.

Tipps & Tricks zu unseren Modulen
Wir haben in den letzten Tagen alle work4all-Module geprüft und den Einfluss der Mehrwertsteueränderung untersucht. Empfehlungen zur Vorgehensweise finden Sie unter dem Reiter Tipps & Tricks.

Formulare & Formulare beauftragen
Wenn Sie die Formularänderungen bereits bei uns beauftragt haben, brauchen Sie nichts tun. Wir schicken Ihnen eine Email zur Auslieferung der Formulare, bitte folgen Sie den dort enthaltenen Anweisungen. Wenn Sie die Formularänderungen noch nicht beauftragt haben, lesen Sie bitte auf der linken Seite den Abschnitt „Formulare“.

Programmfunktionen

Wir bekommen aktuell tagtäglich neue Informationen, wie genau die MwSt.-Umsetzung erfolgen soll. Unabhängig davon, was richtig und falsch ist, haben wir unsere Programmfunktionen so ergänzt, dass Sie die mit Ihrem/Ihrer SteuerberaterIn besprochenen Änderungen in work4all komfortabel umsetzen können.
Die Neuigkeiten:


1. Mehrwertsteuersätze
Interessant für work4all Administratoren

Wir haben Ihnen die neuen Mehrwertsteuersätze 16% und 5% unter
Generelle Einstellungen > Tabellen > Mehrwertsteuersätze ergänzt, sofern diese noch nicht da waren. Sie brauchen nichts zu tun.


2. Steuerschlüssel
Interessant für work4all Administratoren

Ein Großteil unserer Kunden arbeitet mit Datev, daher haben wir die Steuerschlüssel unter
Generelle Einstellungen > Tabellen > Steuerschlüssel aktualisiert.
Sie müssen nichts tun.


3. Funktion „MwSt. und Konten ersetzen“
Interessant für alle kaufmännischen Nutzer von work4all


Wichtig:
Sie können die Mehrwertsteuer 16% und 5% nur auf Ihren Belegen sehen, wenn Ihre Formulare dies anzeigen können!

Diese neue Funktion kann an 2 Stellen in work4all aufgerufen werden:
  • a) In einem Beleg (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung)
    Hier sucht und ersetzt die Funktion alle MwSt.-Sätze oder Konten des aktuellen Belegs (oder der markierten Positionen). Beispiel: Sie haben am 01.06.2020 einen Auftrag mit 19% Umsatzsteuer erstellt. Die Leistung zu diesem Auftrag haben Sie am 03.07.2020 erbracht und zu einem Lieferschein (oder direkt zur Rechnung) gewandelt. Bei der Wandlung werden die neuen Steuersätze nicht automatisch eingefügt, Wandlungen behalten immer die Eigenschaften (Preise, Konten, Steuern, usw.) des ursprünglichen Belegs bei (!). Über die neue Funktion können Sie nun alle Mehrwertsteuersätze und ggf. Erlös-/Kostenkonten komfortabel von 19% auf 16% ändern.
  • b) In der Artikelliste
    Auch hier sucht und ersetzt die Funktion alle MwSt.-Sätze oder Erlös-/Kostenkonten. Sie können die Funktion für einen Artikel (Rechtsklick auf Artikel), für alle Artikel einer Artikelgruppe (Rechtsklick auf Artikelgruppe) oder für eine Auswahl von Artikeln (mehrere markieren und dann Rechtsklick) nutzen.
    Sie sollten dies am 01. Juli 2020 oder vorher tun, damit alle neuen Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen ab dem Datum die 16% bzw. 5% automatisch beinhalten.

4. Steuerschlüssel/Leistungsdatum in Eingangsrechnungen
Interessant für alle kaufmännischen Nutzer von work4all



Nr. Bis Leistungs-/ Belegdatum 30.06.2020 Ab Leistungs-/ Belegdatum 01.07.2020 Ab Leistungs-/ Belegdatum 01.01.2021
6 - 7,00% 5,00%
7 16,00% 19,00% 16,00%
8 7,00% 5,00% 7,00%
9 19,00% 16,00% 19,00%
Das wichtigste zuerst: Wenn Sie nicht unseren Datev-Export nutzen, hat dieser Abschnitt keine Relevanz für Sie. Auch für Eingangsrechnungen gilt voraussichtlich: Der Steuersatz und der Steuerschlüssel richten sich nach dem Liefer-/Leistungsdatum, wenn es kein Liefer-/Leistungsdatum gibt, nach dem Belegdatum. Das tatsächliche Lieferdatum gibt es bereits in work4all, das Liefer-/Leistungsdatum kann darüber erfasst werden. MwSt.-Satz und Steuerschlüssel in work4all richten sich automatisch nach dem Lieferdatum. Ist der tatsächliche Liefertermin nicht erfasst, richtet sich work4all nach dem Belegdatum.
Die neuen Vorsteuerschlüssel sehen, je nach Leistungs-/Belegdatum in Datev, so aus:
Wenn Sie die MwSt.-Sätze 16 & 19 oder 5 & 7 auf einer Eingangsrechnung haben, erfassen Sie diese Rechnung bitte getrennt in zwei Eingangsrechnungen mit dem jeweiligen Liefer-/Leistungsdatum in work4all. Über die Belegnummer des Lieferanten „finden“ die zwei Rechnungen in Datev zueinander.

5. Positionsbezogenes Leistungs-/Lieferdatum
Interessant für alle kaufmännischen Nutzer von work4all

Bis dato gab es in work4all ein Leistungs-/Lieferdatum pro Beleg, im Standard heißt dieses in work4all „Tatsächlicher Liefertermin". Dieses haben wir erweitert, es gibt ab sofort eine Spalte in den Positionen, der tatsächliche Liefertermin kann also pro Position eingestellt werden. Spalten ein-/ausblenden > Sonstige > tats. Liefertermin
Grundsätzlich empfehlen wir, Leistungen, die vor und nach dem Umstieg am 01. Juli 2020 passiert sind, separat abzurechnen. Eine Abrechnung mit unterschiedlichen Leistungszeitpunkten und dadurch unterschiedlichen Umsatzsteuern ist mit der neuen Spalte aber auch möglich. Der tatsächliche Liefertermin kann vom Administrator per Rechtsklick zum Pflichtfeld gemacht werden. Wenn das Leistungsdatum auf Ihren Formularen erscheinen soll (Positions- oder Belegbezogen), schicken Sie bitte eine Anfrage an support@work4all.de.

6. FiBu-Export
Interessant für Anwender, die den FiBu-Export über work4all machen

Der FiBu-Export (DATEV-Format & Fibunet) kann ab sofort das Leistungs-/Lieferdatum exportieren. Diese Funktion ist nicht neu, jedoch werden jetzt auch die positionsbezogenen Leistungs-/Lieferdaten exportiert. Dieses muss in den Einstellungen eingeschaltet werden. Bitte sprechen Sie mit Ihrem/Ihrer SteuerberaterIn, bevor Sie dieses exportieren.
Ihr/e SteuerberaterIn muss dann folgendes (in Datev) beachten:
https://apps.datev.de/dnlexka/document/9211426
Bei anderen Schnittstellen fragen Sie bitte Ihre/Ihren SteuerberaterIn.

Tipps & Tricks zu unseren Modulen

Die MwSt.-Änderung hat in verschiedenen Modulen von work4all Einfluss auf Ihre tägliche Arbeit. Daher haben wir alle relevanten Module analysiert und geben Ihnen Tipps und Tricks, wie Sie vorgehen können. Wir sind natürlich keine Steuerberater, die Tipps und Tricks beziehen sich ausschließlich auf Funktionen, bitte lassen Sie sich von Ihrem/r SteuerberaterIn beraten.

1. Generelle Einstellungen & Fibu-Konten
Wir haben alle relevanten Dinge in den Generellen Einstellungen mit dem Update schon eingespielt. Sie haben nur Handlungsbedarf, wenn Ihr/e SteuerberaterIn neue Sachkonten festgelegt hat.

Legen Sie die neuen Konten unter Generelle Einstellungen > Tabellen > Fibu-Konten an. Zusätzlich verweisen Sie im Originalkonto (siehe Bild rechts) auf das neue Konto. Das erleichtert Ihnen das Ersetzen des Kontos in den Belegen bzw. den Artikeln.

2. Angebote, Aufträge, Lieferscheine oder Rechnungen schreiben
Am 01.07.20 sollten Sie einmalig die in den Artikeln hinterlegten MwSt. Sätze (und ggf. Konten, je nachdem was Ihr Steuerberater empfiehlt) austauschen, damit ab dem 01.07. neu erstellte Belege 16% bzw. 5% ausweisen. Existierende Belege, die Sie ändern möchten, können Sie schnell mit der neuen Funktion „MwSt. und Erlöskonten ersetzen“ ändern (siehe links Programmfunktionen).
Zum Hintergrund ein Zitat der Datev, die es schön zusammengefasst hat: "Sie können die meisten Standard-Konten und Standard-Steuerschlüssel weiter wie gewohnt verwenden. Diese ermitteln anhand des Leistungsdatums den korrekten Steuersatz. Bei Buchungen ohne Leistungsdatum bestimmt das Belegdatum den Steuersatz.“ Das trifft nicht für jeden unsere Kunden zu, sollte aber eine generelle Richtung geben.

3. Wandlung von Belegen (Angebot zu Auftrag, Auftrag zu Lieferschein, etc.)
Die Wandlung berücksichtigt kein Datum, der Zielbeleg wird die Mehrwertsteuer des ursprünglichen Belegs haben. Beispiel: Wenn ich einen Auftrag zu einer Rechnung wandel, wird die Rechnung genau das anzeigen, was im Auftrag stand. Mit der neuen Funktion „MwSt. und Konten ersetzen“ können Sie diese aber mit wenigen Klicks ändern. Gleiches gilt für Erlös- und Kostenkonten.

4. Bedarfsmeldungen und Bestellungen
Sie können hier, identisch zur Kundenseite, mit der Funktion „MwSt. und Konten ändern“ zwischen Mehrwertsteuersätzen wechseln. Wenn der genaue Liefertermin noch nicht bekannt ist, setzen Sie die Mehrwertsteuer auf 0% und erwähnen bspw. im Fußtext, dass die MwSt. des Liefertermins gilt. Auch gibt es bei vielen unserer Kunden links in der Belegvorschau in Crystal Reports ein Häkchen namens „ohne Summe“, dann wird keine Mehrwertsteuer ausgewiesen.

5. Wartung / Abo-Rechnungen
Zum Thema Wartung / Abo-Rechnungen sind die Durchführungsbestimmungen vom Finanzministerium noch unklar. Es gilt 2 Fälle zu unterscheiden:

  1. Abo-Rechnungen, die ab dem 01.07.2020 erstellt werden und in denen das Leistungsdatum über den 31.12.2020 hinausreicht.
  2. Abo-Rechnungen, die vor dem 01.07.2020 erstellt wurden und in denen die Leistung in den Zeitraum zwischen dem 01.07.2020 und 31.12.2020 fällt.
In beiden Fällen ist unsererseits noch nicht klar, wie vorgegangen werden soll. Bitte sprechen Sie Ihren individuellen Fall mit Ihrem/r SteuerberaterIn ab. Für Beratung für die von Ihrem/r SteuerberaterIn empfohlenen Umsetzung schreiben Sie bitte eine E-Mail an support@work4all.de.

6. Kassenlösung (Kasse mit Schublade für das Ladengeschäft)
Für neue Belege, die ab dem 01.07.20 erstellt werden, nutzen Sie bitte die neuen Programmfunktionen, besonders Punkte 1, 2 und 3b). Neue Belege, die über die Kasse angelegt werden, werden nach der Umstellung der Artikel mit der richtigen MwSt. erstellt. Sofern Sie mit der Kassenlösung Belege wandeln (bspw. Auftrag zu Rechnung), müssen Sie dies über work4all tun, mit der Kassenlösung ist das nicht möglich.

7. Kassenbuch
Im Kassenbuch müssen Sie nur die neuen Mehrwertsteuern erfassen.

8. Eingangsrechnungen
Siehe Punkt 4 im Reiter "Programmfunktionen"

8. FiBu-Export
Siehe Punkt 6 im Reiter „Programmfunktionen“



Formulare

Unsere Anwender haben seit über 20 Jahren sehr individuelle Formulare mit unterschiedlichsten steuerlichen Logiken (z. B. Reverse Charge) im Einsatz. Das Anlegen neuer Mehrwertsteuersätze führt nicht automatisch zu einem richtigen Formular-Ergebnis. Es müssen wahrscheinlich Änderungen an Ihren kaufmännischen Formularen (Angebot, Auftrag, Rechnung – und evtl. Bedarfsanfrage, Bestellung, Lieferschein) vorgenommen werden:
  • Wir benötigen von Ihnen jedes Crystal-Report-Formular, dass Sie umstellen möchten (welche Formulare aktiv und mit Mwst sind, wissen nur Sie).
  • Bei mehreren (operativen) Mandanten gilt das Ganze mehrfach.
  • Der „Rückwärtssalto“ (geplant für Januar kommenden Jahres) wird von uns natürlich berücksichtigt, damit wir diese Aktion nur einmal durchführen müssen.
Hier drängt die Zeit: Obwohl der o.g. Termin noch nicht bestätigt wurde, möchten wir Sie bitten, uns umgehend mit diesen Formularänderungen zu beauftragen. Hierbei haben wir folgendes Vorgehen vorgesehen, um keine Zeit zu verlieren und die Abarbeitung Ihrer Anforderungen in gerechter Art und Weise durchzuführen:
  • Wir arbeiten die Änderungen in der Reihenfolge des Eingangs ab.
  • Der Basispreis für das Handling (Abholen der Formulare, jeweilige Formularlogik klären, Abstimmung und Zurückspielen) beträgt für Kunden mit gültigem Wartungsvrtrag € 200,- zzgl. Mwst., für Kunden ohne Wartungsbetrag € 400,- zzgl. Mwst.
  • Für jedes einzelne Formular kommen zum Basispreis € 60,- zzgl. Mwst. hinzu.
  • Wir behalten uns (nach der Prüfung) vor, besonders komplizierte Formulare nachzukalkulieren. Sie erhalten dann ein Angebot mit Erklärung der individuellen Komplexität.
  • Die Optimierung der Mehrwertsteuerlogik innerhalb des Formulars ist im Preis inbegriffen. Wir müssen jedoch die Höchstzahl der internen möglichen Mwst.-Sätze auf 8 begrenzen.

Bitte lesen Sie die Anleitung im Reiter „Formulare beauftragen“. Dort ist beschrieben, wie Sie aus work4all heraus die Formularänderung entsprechend der o.g. Preise bei uns beauftragen.
Benötigen Sie ein Angebot (im Falle von besonders komplexen Formularen), lassen Sie uns das bitte kurz wissen.

Formulare beauftragen

Mit gültigem Wartungsvertrag

  1. Vergewissern Sie sich, dass Sie die aktuelle work4all-Version ab 11.0.142.15 installiert haben.
  2. Öffnen Sie den work4all-Desktop und drücken Sie die Tastenkombination Strg + R.
    Beachten Sie hierbei, dass Sie hierfür Administratorrechte benötigen.
  3. Beginnen Sie mit Schritt 1, dem Filtern.

  4. Markieren Sie die Zeilen, die bei uns beauftragt werden sollen.
    Strg + Markieren (per Mausklick) erlaubt es Ihnen, auch nicht zusammenhängende Zeilen zu markieren.
  5. Schließen Sie den Vorgang durch Klick auf Beauftragen ab.
  6. Im Auftragsformular ergänzen Sie ggf. noch individuelle Angaben.
  7. Zum Abschluss senden Sie den Auftrag an uns.
  8. Sie erhalten eine Kopie des Auftrags als E-Mail.
  9. Wir holen die Formulare automatisch bei Ihnen ab und spielen sie wieder ein (hierüber informieren wir Sie dann separat).

Ohne gültigen Wartungsvertrag

  1. Öffnen Sie das Auftragsformular
  2. Füllen Sie die Felder gemäß der dort hinterlegten Anleitung aus.
  3. Senden Sie den Auftrag für die Formularänderungen an uns.
   Version 11.0.142